Egresados y Correos Institucionales: Un Vínculo que No Debe Romperse.
1. Introducción
La circular conjunta No.001 del 15 de noviembre de 2024 de la Universidad de Nariño establece nuevos lineamientos para el uso del correo electrónico institucional y el almacenamiento en OneDrive. Si bien esta iniciativa representa un paso importante en la gestión y seguridad de la información institucional, surge una preocupación: la ausencia de políticas específicas para mantener la conexión digital con los egresados. Muchos ni siquiera se enteraron de la noticia porque han pasado mucho tiempo lejos de la universidad o porque jamás utilizaron la cuenta institucional y no aprovecharon sus ventajas en su momento. Sin embargo, es importante llamar la atención de los estudiantes de pregrado y de mis colegas egresados sobre la importancia del correo institucional como una herramienta de proyección laboral.
2. ¿Qué ventajas ofrece un correo institucional frente a un correo normal?
Hoy en día es impensable que un estudiante no cuente con un correo electrónico, ya que lo utilizamos para suscribirnos a redes sociales, registrarnos en nuestros teléfonos o utilizar servicios bancarios, e incluso para reenviarnos archivos cuando usamos equipos prestados. Sin embargo, el correo institucional ofrece funciones que superan a los servicios gratuitos como Google Mail u Outlook de Microsoft. Incluso si dispones de un iPhone y tienes una cuenta iCloud, debes saber que el almacenamiento de 5GB es muy poquito para los estándares actuales, mientras que la competencia ya ofrece 15GB o más. Utilizar el correo de la Udenar ofrece mayores niveles de seguridad, un servicio de almacenamiento amplio que va desde 8 a 30 Gigabytes dependiendo de su rol en la institución y la posibilidad de utilizar legalmente la suite de Office, ahora llamada Microsoft 365, aprovechando las ventajas de su integración con Copilot. Además, hay sitios web que ofrecen servicios preferenciales si el estudiante se registra con su cuenta institucional, como es el caso de la base de datos Scopus y el uso del software propietario Mendeley, que permite citar y organizar los artículos de una manera eficiente. Todas estas herramientas son valiosas tanto para los estudiantes de pregrado, posgrado, trabajadores en áreas administrativas y especialmente
para los egresados que deseen aprovechar estos beneficios en su vida laboral y de investigación.
3. El valor estratégico de la comunidad de Egresados
Los egresados representamos un activo de alto valor para cualquier institución de educación superior. Somos embajadores de la universidad en diversos sectores profesionales, fuente de retroalimentación sobre la pertinencia de los programas académicos y potenciales colaboradores en proyectos de investigación y desarrollo. La decisión de eliminar las cuentas institucionales de los egresados seis meses después de su graduación, como establece la nueva circular, podría debilitar estos vínculos estratégicos, afectando la difusión de correos sobre convocatorias, programas de formación, capacitación docente y noticias emitidas por las diferentes dependencias.
4. Tendencias nacionales en la gestión de la información digital para sus Egresados
Las principales universidades de nuestro país han reconocido la importancia de mantener vínculos digitales con sus egresados:
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La Universidad Nacional de Colombia, mediante su Resolución 026 de 2012, no solo garantiza el acceso al correo institucional para sus egresados, sino que también proporciona beneficios adicionales como servicios de carnetización, acceso a bibliotecas y descuentos en programas de educación continua.
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La Universidad de los Andes mantiene activas las cuentas institucionales de sus egresados si ellos lo desean y ha desarrollado plataformas como OficIA para promover la empleabilidad y fortalecer su comunidad educativa incluso después de haber culminado sus estudios.
5. Beneficios de mantener el correo institucional de la Udenar
La permanencia de las cuentas institucionales para nuestros egresados de la Universidad de Nariño puede ofrecer ventajas para proyectar el futuro institucional y trabajar de manera conjunta entre la universidad, sus egresados y nuestra región:
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Acceso continuo a recursos académicos y bases de datos vitales para su desempeño profesional y personal.
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Facilitación de la comunicación para proyectos colaborativos entre estudiantes de pregrado, posgrado y egresados.
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Fortalecimiento de las redes profesionales a través de una política que promueva la difusión de información de primera mano, que sea confiable y eficiente. El correo institucional brinda ese profesionalismo.
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Mejora en los indicadores de seguimiento a egresados a partir de una política eficiente de gestión de la información de nuestros estudiantes, docentes, personal administrativo.
La Dirección TIC de la Universidad de Nariño tiene la oportunidad de implementar un modelo que equilibre la seguridad de la información con la inclusión digital de los egresados, teniendo en cuenta los retos que se debe enfrentar día a día debido a los ataques de phishing, brechas de información y uso indebido del correo.
Como egresado y maestrante del programa en TIC aplicadas a la educación, recomiendo:
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Establecer una política que incluya un mejor tratamiento de las cuentas de los egresados. Si algún egresado no desea utilizarla, puede darla de baja, pero si desea utilizarla, permitirle mantenerla con algunas limitaciones y generando una adecuada identificación de su rol como egresado.
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Implementar un sistema de renovación periódica de credenciales y apoyarse en nuestro departamento de Licenciatura en Informática generando monitorías para llevar a cabo este tipo de proyectos.
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Crear un programa de uso responsable del correo institucional para que los estudiantes de pregrado y posgrado aprovechen los beneficios como acceder a los sistemas de almacenamiento en la nube, descarga de herramientas ofimáticas oficiales como la paquetería de Microsoft 365 y hacer un buen uso de estas herramientas. Se ha llevado a cabo a través de pendones y banners dentro del sitio web, pero mi percepción es que el correo institucional no siempre se lo utiliza.
Es fundamental que la Universidad de Nariño reconsidere su posición actual y desarrolle una política integral que reconozca a los egresados como parte activa de la comunidad universitaria. La gestión de la información debe ser inclusiva y estratégica, permitiendo que los vínculos entre la institución y sus graduados se fortalezcan con el tiempo, no que se debiliten. El mantenimiento de las cuentas institucionales para egresados no es simplemente una cuestión de acceso tecnológico; representa el compromiso de nuestra universidad con su comunidad y su misión y sentido social.
