En esta oportunidad conversamos con la Dra. Adriana Medina, Directora de la Unidad de Gestión Documental y Archivo. Conoce más sobre esta dependencia leyendo la entrevista completa.
Tema: Unidad de Gestión Documental y Archivo
“Preservar los documentos que se constituyen como patrimonio documental de la Universidad, es proteger nuestra propia identidad; es el legado para las futuras generaciones y fuente de conocimiento para la comunidad universitaria y la sociedad en general” .
Universidad de Nariño – Unidad de Gestión Documental y Archivo
HILBERT BLANCO-ÁLVAREZ: ¿Qué es la Unidad de Gestión Documental y Archivo?
ADRIANA MEDINA: La Unidad de Gestión Documental y Archivo es la encargada de administrar la documentación producida y recibida en la Universidad de Nariño a través de la planificación, organización, custodia y conservación del patrimonio documental de la institución, además de garantizar la accesibilidad, transparencia en el manejo de la información.
El estatuto General de la Universidad de Nariño define “El Sistema de Gestión Documental y Archivo como conjunto de procesos y procedimientos de carácter transversal que involucra todas las dependencias académicas – administrativas en el cumplimiento de la gestión documental y el manejo del archivo de conformidad con las normas establecidas para tal fin.”
HBA: ¿Cuál es su misión, visión y objetivos?
AM: Misión: La Unidad de Gestión Documental y Archivo es un organismo de apoyo administrativo, que salvaguarda, administra y provee de forma eficaz y eficiente información documental relacionada con el quehacer universitario, para el logro de los objetivos misionales, contemplando las directrices archivísticas nacionales e institucionales.
Visión: La Unidad de Gestión Documental y Archivo de la Universidad de Nariño se proyecta como una unidad capaz de ofrecer los mejores servicios de información organizada con especial énfasis en los documentos históricos que se constituyen como patrimonio documental de la Institución, mediante la aplicación de tecnologías de la información y comunicación que permitan consolidar el sistema de archivos de la Universidad como referente para el desarrollo documental de la región.
Objetivo General: Normalizar y reglamentar el Sistema de Archivos de la Universidad de Nariño y el ciclo vital de los documentos, para hacer más eficiente su aplicación teniendo como base los principios archivísticos de procedencia y orden original.
Objetivos Específicos:
- Liderar la organización del Fondo Documental de la Universidad de Nariño durante las tres fases de Archivo, que permita la recuperación oportuna de la información, la simplificación de trámites administrativos y la competitividad en la prestación del servicio.
- Estructurar un sistema integral de archivos para la organización en sus diferentes fases, tanto físico como electrónico.
- Adecuar una infraestructura física para el Archivo Central de la Universidad, acorde con los requerimientos normativos que permitan la organización y conservación del acervo documental.
- Establecer lineamientos que permitan el desarrollo armonizado de los procesos asociados con la Gestión Documental, el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y los Sistemas de Información de la Institución y generar un modelo adecuado para la
- Proponer métodos, procedimientos e incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procedimientos en la Unidad de Gestión Documental y Archivo.
- Elaborar un plan de seguridad de la información, para salvaguardar los documentos institucionales de los riesgos, desastres o siniestros que puedan afectar la información física y digital.
- Desarrollar un software de gestión documental en la Universidad de Nariño.
- Realizar programas de preservación y conservación documental preventiva y correctiva en los diversos soportes de información para garantizar su protección a largo plazo.
HBA: ¿Cuáles han sido los logros más significativos desde su creación?
AM: Desde su creación, la Unidad de gestión documental y archivo ha contribuido a mejorar los procesos documentales, desde su producción, organización y pautas, hasta la conservación de estos, a través de capacitaciones en el manejo y organización de archivos, en las diferentes dependencias académicas y administrativas de toda la Universidad.
Además, con el apoyo de la División de Autoevaluación, Acreditación y Certificación se elaboró el Instructivo de Elaboración de Comunicaciones Oficiales y Documentos Administrativos de archivos, que permite unificar todos los documentos producidos por nuestra institución.
También, en conjunto con la División de Autoevaluación, Acreditación y Certificación, se elaboró el Manual de Identidad Visual de la Universidad de Nariño, que permite dar a conocer las pautas graficas para la elaboración de documentos.
Siguiendo la normatividad del Archivo General de la Nación, se instauró el espacio físico de la Ventanilla Única de Correspondencia que permite desarrollar los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales. Deben contribuir al desarrollo del programa de Gestión Documental y a los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos, en aras de garantizar la aplicación la normatividad archivística expedida por el Archivo General de la Nación, exactamente el Acuerdo 060 de 2001 “Por medio del cual se dictan pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
HBA: ¿Qué proyectos está desarrollando actualmente?
AM: Actualmente, la Unidad de Gestión Documental y Archivo se está proyectando a avanzar en la consecución de los objetivos programáticos y misionales de la misma, más allá de las labores operativas que desarrolla a diario la dependencia, en este caso la meta inicial partió desde la capacitación y las visitas de seguimiento de las dependencias académicas y administrativas de la institución, teniendo como logro estimado un acompañamiento del 90% en la institución, además se está trabajando en la creación de los instrumentos archivísticos de la Universidad, como lo son el Plan Institucional de Archivos PINAR, del cual ya se tiene proyectada una propuesta, además el Cuadro de Clasificación Documental CCD y las Tablas de Retención Documental TRD para los cuales se tiene construida una hoja de ruta metodológica que permitirá consolidar estas herramientas institucionales en aras de compilar un programa y una política de gestión documental que lleve a alcanzar de manera adecuada la conservación adecuada y por tanto se pueda acceder al patrimonio documental de la Universidad de manera adecuada y esto puede considerarse como un precedente de la construcción documental histórica de la Universidad de Nariño.
La unidad además de los proyectos estratégicos desarrolla actividades operativas como lo es la intervención de 4801 Historias Laborales, expedientes que se encuentran en custodia de la Unidad, de personal inactivo y pensionados En cuanto a la ordenación, organización y creación de hoja de control de cada historia, las certificaciones y constancias de nómina y récord laboral a personal jubilado y retirado de la universidad, el servicio de consulta y préstamo de documentos en custodia en el archivo central y las brigadas de apoyo a los archivos de gestión en estado crítico, en la cual todos los integrantes de la dependencia participan en contribuir al mejoramiento de los archivos de gestión que solicitan este servicio.
HBA: ¿Quiénes hacen parte del equipo de trabajo?
AM: La Unidad de Gestión Documental y Archivo está dirigida por Adriana Medina Montes, Profesional en Bibliotecología y Archivística y candidata a Magister en Etnoliteratura, quien tiene gran experiencia en Biblioteca e incursiona desde el 2021 en el ámbito de la archivística. Es necesario dar a conocer que la Unidad de Gestión Documental y Archivo maneja dos procesos macro, los cuales son:
Ventanilla Única de Correspondencia: Coordinado por Claudia Viveros Técnico de la dependencia y en la cual se desempeñan los compañeros, William Muñoz administrador de la VUC y mensajero externo, Paula Chaves apoyo en la recepción, radicación y despacho de correspondencia física y electrónica y Esperanza Enríquez como Mensajera Interna.
Gestión Documental: Es un equipo extenso ya que se encarga de los macro procesos de la dependencia y está compuesto por Ingrid Carolina Benavides, Janneth de la Rosa, quienes se encargan de la proyección y elaboración de las certificaciones solicitadas por personal que estuvo vinculado con la Universidad y/o por solicitud de División de Talento Humano para tramites pensionales respectivamente, para ello se encargan del manejo de la nómina antigua de la Universidad proceso que se complementa con la intervención y préstamo de las historias laborales de personal jubilado y retirado de la Universidad y del cual se hacen cargo las compañeras Graciela Solarte y Alba Tumal, además se tiene el manejo y organización del Archivo Central que es el centro de custodia de los documentos que se salvaguardan en la dependencia y de los cuales son responsables Santiago Agreda y Carmen López.
Por último, en un proceso transversal se encuentran las compañeras Daniela Melo y Malory Nazareno quienes apoyan los dos procesos en las labores ejecutivas de secretaría de la dependencia y organización de las capacitaciones continuas que ofrece la misma.
A parte de las funciones de cada uno de los equipos en mención se resalta que, además, de manera transversal los integrantes de la dependencia aportan en la construcción de los objetivos técnicos propuestos como lo es la creación y aplicación de una política y el programa de gestión documental que debe ser instaurado a partir de la proyección de los instrumentos archivísticos mencionados anteriormente, lo cual se constituye como el grueso del quehacer de la dependencia.
La Unidad de Gestión Documental y Archivo cuenta con el gran apoyo de 8 monitores: quienes divididos en equipos de trabajo, en conjunto con Carolina Benavides realizan trabajos como: el apoyo en el proceso de digitalización y digitación de la nómina existente en el acervo documental, lo cual es ejecutado por Deivyd Rivera, Nicolas Delgado, Angela Benavides y Juan Pablo Parra, así también existe otro equipo conformado por Dylan Guerrero, Natalia Castillo y David Solarte quienes apoyan en la intervención documental de historias laborales y Juan Pablo Parra adicionalmente apoyado de Jhonny Portilla ejecutan el programa de comunicaciones de la unidad, además de esto la dependencia les permite aportar desde sus conocimientos académicos en los proyectos de los objetivos misionales de la dependencia como lo son la creación de instrumentos archivísticos y la investigación de la aplicabilidad del Sistema de Gestión Documental Software libre ORFEO. Actualmente, además de los monitores de apoyo propios de la dependencia, se está haciendo un trabajo mancomunado con Bienestar Universitario para capacitar y acoger monitores que se encarguen de brindar apoyo en el proceso de gestión documental a las diferentes dependencias académicas y administrativas como es el caso de Gineth García que apoya a Compras y Contratación y Zayda Amaya que apoya a Sociología.
HBA: ¿Dónde están ubicados y cómo se pueden contactar con ustedes?
AM: La Unidad de Gestión Documental y Archivo se encuentra ubicada en el Sótano de la Biblioteca, detrás del Bloque administrativo y diagonal al auditorio Luis Santander, cuenta con una página institucional Dependencia de Archivo y Correspondencia, y una página de apoyo en la red social Facebook en el cual se encuentra información de carácter formativo en temas de gestión documental Facebook Archivo y Correspondencia, además cuenta con los canales de atención telefónica 6027244309 extensión de Ventanilla Única 1610, o al teléfono de la Unidad de Gestión Documental y Archivo 6027317015. Por último, el correo de la dependencia es archivo@udenar.edu.co y el correo para tramites de correspondencia es: gdccertificada@udenar.edu.co
EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE UNA UNIVERSIDAD ES LA COLUMNA VERTEBRAL DE SU IDENTIDAD, LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ASEGURA QUE ESA COLUMNA SE MANTENGA FUERTE Y RESISTENTE AL PASO DEL TIEMPO.
ADRIANA MEDINA
Directora de la Unidad de Gestión Documental y Archivo
Universidad de Nariño
HILBERT BLANCO-ÁLVAREZ
Docente TC Departamento de Matemáticas y Estadística
Director de la Sección de TIC para la Educación
Director de la Editorial Universidad de Nariño
